Zapanuj nad chaosem w dokumentach

Chaos w dokumentach sprawia wrażenie, że osoba, która się go dopuściła jest niekompetentna, nieterminowa i znalezienie czegokolwiek sprawi nie lada problem. Więcej czasu zabierze nam ogarnięcie bałaganu niż efektywna praca. 

Dokumenty, notatki i inne papiery zawsze będą się gromadziły na biurku. Można jednak zastosować system zapanowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. W dobrym uporządkowaniu dokumentów pomoże dobre wyposażenie do biura.  Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Do przechowywania akt służą:

•obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

•segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

•skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

•ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,

•ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,

•klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

•kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,

•kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,

•kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,

•kolor zielony – sprawy własne sekretarki,

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.