Zasady efektywnej pracy

Zwiększenie wydajności pracy jest marzeniem każdego szefa i wielu pracowników. Poniżej przedstawiamy kilka patentów na usprawnienie pracy w biurze. Zapraszamy do lektury. 

Jeżeli rezultaty pracy są mizerne, mimo wykonywania z energią wszelkich działań, należy pomyśleć nad wdrożeniem działań, które ułatwią i ulepszą pracę. W pracy biurowej  organizacja pracy odgrywa ogromną rolę. Bardzo skuteczny może się okazać system 5S. Jest to pięć reguł, stosowanych w wielu firmach.

• Pierwszy punkt „selekcja” - należy pozbyć się niepotrzebnych narzędzi pracy i materiałów, które mogą wprowadzać bałagan.

• Następnie „systematyka” - wszystko musi mieć swoje miejsce, które usprawni użycie narzędzi.

• Kolejnym elementem jest „sprzątanie” - uporządkuj stanowisko pracy.

• Czwarta zasada to „standaryzacja” - ułatwia ona wykonywanie czynności oraz ich kontrolowanie.

• Punkt piąty „samodyscyplina” - to przestrzeganie wyżej wymienionych reguł dzień po dniu, tak aby stały się rutynowym przyzwyczajeniem.

Znaczący wpływ na jakość pracy ma system zarządzania całą firmą. Istnieje kilka czynników usprawniających pracę, oto trzy z nich:

• Cotygodniowe zebranie w poniedziałkowy ranek, z ustaleniem planu działania na każdy tydzień oraz podsumowanie i rozliczenie minionego tygodnia oraz szukanie rozwiązań na pojawiające się problemy.

• Bardzo ważne jest jasne wyznaczenie obowiązków i zakres odpowiedzialności, a także sposób rozliczenia każdego zadania i projektu.

• Istotna jest samokontrola i dążenie do zrealizowania wyznaczonych celów w określonych terminach, a także kalendarz i notatnik - to najlepszy kontroler jakości, tempa i sposobu wykonania zadań i pracy.

Po wprowadzeniu tych wszystkich zaleceń aby jeszcze lepiej usprawnić pracę biura zapraszamy do naszego SKLEPU po najlepsze tanie artykuły biurowe, takie jak m.in. artykuły do pisania, sprzęt archiwizacyjny, akcesoria komputerowe i wiele innych.

Praca zdalna dla podniesienia efektywności

Coraz więcej pracodawców umożliwia pracownikom wykonywanie swoich zawodowych obowiązków w domu. Praca zdalna jest coraz bardziej doceniana i powszechna. Wśród części pracodawców nadal budzi jednak wiele wątpliwości, które wynikają głównie z obaw o spadek wydajności pracowników.

Wciąż pokutuje przekonanie, że pracownik dobrze i efektywnie wykona swoje obowiązki jedynie pod okiem przełożonego, pracując w biurze.  Istnieją również obawy ze strony pracowników związane z utratą pozycji ze względu na brak bezpośredniego kontaktu z przełożonymi i współpracownikami, co może mieć związek z przydziałem zadań czy też polityką awansów.

Wychodząc naprzeciw wątpliwościom pracodawców i pracowników, badacze z Uniwersytetów w Stanfordzie i Pekinie przeprowadzili w ostatnich latach kilka eksperymentów, które dotyczyły telepracy. Badacze Bloom, Liang, Roberts i Ying porównywali wydajność pracowników zdalnych i biurowych w ściśle kontrolowanych warunkach. Badanie przeprowadzono wśród pracowników call centre chińskiego biura podróży, które zatrudniało 16 000 osób. Zaproponowano im możliwość pracy zdalnej przez kolejne 9 miesięcy. Osoby, które były zainteresowane takim rozwiązaniem, wzięły udział w losowaniu. Podzielono ich na 2 grupy – jedna pracująca w biurze, druga w domu. Osoby pracujące w domu wyposażono w sprzęt niezbędny do wykonywania swoich służbowych obowiązków. Jedynym czynnikiem mającym wpływ na  ewentualne różnice w efektywności pracowników była zmiana miejsca pracy.

Wyniki badań wykazały wzrost efektywności pracowników wykonujących obowiązki w domu o 13%. Okazało się, że osoby pracujące zdalnie robiły sobie krótsze przerwy i rzadziej brały urlop. Wykonywały też więcej połączeń na minutę, co tłumaczyły komfortem ciszy w domu. Wzrost wydajności nie wpłynął na jakość prowadzonych rozmów – w obu grupach kontrolnych była ona taka sama. Dodatkowo w wypełnianych ankietach osoby pracujące zdalnie deklarowały większe przywiązanie do firmy, satysfakcję i mniejsze poczucie zmęczenia.

Poprawę wydajności osób pracujących zdalnie na poziomie 17% uzyskał w swoich badaniach Grantham. Zwrócił on również uwagę na obniżenie kosztów pracodawcy związanych z wynajmem i wyposażeniem pomieszczeń o 35% oraz spadek fluktuacji personelu o 20%.

Inne badania pokazują, że możliwość pracy zdalnej doceniana jest przede wszystkim przez młodych  ludzi z pokolenia Y, którzy dostrzegają ogromne możliwości w nowoczesnych środkach komunikacji, nie odczuwają presji podporządkowania się sztywnym zasadom organizacji dnia pracy.

Bez wątpienia możliwość pracy zdalnej niesie ze sobą wiele korzyści. Z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi  największą jest zyskanie przez firmę przychylności obecnych i przyszłych pracowników. Specjaliści z branży HR podkreślają, że pracownicy doceniają możliwość choćby częściowego wykonywania swojej pracy w domu. Telepraca często jest impulsem do poprawy efektywności pracowników, a także czynnikiem zachęcającym do pozostania w strukturach firmy.

Warto pamiętać, by podczas pracy zdalnej zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia pracy dzięki, którym wysoka wydajność będzie ułatwiona. Dlatego zapraszamy wszystkich pracodawców do naszego sklepu po najlepsze artykuły biurowe, akcesoria komputerowe czy artykuły do pisania.

Patenty na oszczędność w biurze

Oszczędność w biurze jest coraz bardziej powszechna. Zaopatrywanie się w taniej hurtowni artykułów biurowych to nie wszystko, liczą się również inne działania. Takie podejście świadczy o przyszłościowym postrzeganiu biznesu– nie tylko poprawia finanse firmy, ale też zapobiega dalszemu niszczeniu naszej planety. Bycie eko nie tylko poprawia stan firmowej kasy, ale również tworzy wizerunek firmy świadomej i odpowiedzialnej. Jeśli więc chcesz być eko, podejmij odpowiednie kroki i wprowadź w życie program oszczędnościowy.

Poniżej przedstawiamy przykłady konkretnych działań.

Energia

Komputer – wyłączaj go albo hibernuj jeśli planujesz dłuższą przerwę powyżej pół godziny.

Monitor – ustaw jego opcje zasilania, aby po 10 minutach przechodził na trym "stand-by".
przełączał się samoczynnie na tryb „stand-by”.

Laptop i komórka – nie trzymaj ich na kablu od ładowarki dłużej niż to potrzebne, a ładowarki zawsze odłączaj po wykonanym ładowaniu.
Drukarka – wyłączaj ją jeśli nie jest używana.

Kopiarka – włączaj ją tylko na czas kopiowania.

Faks – wybierz model wyposażony w drukarkę atramentową oraz z funkcją „sleep”

Ekspres do kawy – wyłączaj po użyciu, a przygotowaną kawę trzymaj w termosie (najlepszym wyjściem jest ekspres z zintegrowanym termosem).

Papier

Drukuj dwustronnie – zużyjesz o połowę mniej papieru.

Ogranicz drukowanie – wysyłaj maile zamiast tradycyjnych listów, teksty czytaj na monitorze, nie drukuj wszystkiego.

Nie drukuj maili –  zarchiwizuj je.

Ustaw mniejsze marginesy w edytorze tekstu - zmniejszy liczbę stron potrzebnych w przypadku drukowania.

Nie używaj całej kartki A4 do krótkich notatek – zaopatrz się w małe karteczki.

Zwróć uwagę na to, jaki papier kupujesz – czy pochodzi z recyklingu albo czy posiada certyfikat FSC (Dobrej Gospodarki Leśnej i Kontroli Pochodzenia Produktu).

Kupuj tanie - kupuj tanie materiały eksploatacyjne do biura pochodzące z recyklingu

Klimatyzacja

Kiedy pracuje klimatyzator zamknij okna i drzwi! – takie działanie można porównać do otwierania lodówki „żeby się lepiej ziębiła”.

Ustaw temperaturę o 5-7°C niższą o panującej na zewnątrz – nie będzie pracowała na maksymalnych obrotach, a tym samym będzie pobierać mniej energii. Poza tym unikniesz wstrząsu termicznego przy wchodzeniu i wychodzeniu z biura oraz wynikających z tego przeziębień.

Dbaj o konserwację urządzenia – unikniesz strat energii.

Jak dobrze wypadać podczas wystąpień

Swoboda jest najbardziej pożądanym przez prowadzących prezentacje stanem wewnętrznym. Jest to też najrzadziej doświadczany przez nich stan. Co zrobić by zyskać większy luz w trakcie wystąpienia? Rad jest wiele, wykorzystaj trzy z nich.

Wystąpienia publiczne dla większości z nas są doświadczeniem stresującym. Dla wielu stres ten jest na tyle silny, że dezorganizuje normalne funkcjonowania a bywa, że paraliżuje całkowicie. By podczas wystąpienia osiągnąć swobodę niektórzy z nas muszą zrobić naprawdę wiele. Nie wystarczy kosmetyka i mówienie sobie „będzie dobrze”. Wielu z nas musi wprowadzić radykalne zmiany w myśleniu, przeżywaniu i nawykach. Są oczywiście i tacy, którzy nigdy nie osiągną wymarzonej pełnej swobody. Mogą jedynie znacząco obniżyć poziom swojego stresu w efekcie długotrwałej pracy nas sobą, często z profesjonalistą. Nie wiem do której grupy zaliczyłbyś siebie, jednak jeśli zależy Ci na większej swobodzie jest kilka rad, które możesz zastosować, by zwiększyć tak pożądany komfort podczas wystąpień publicznych. Przedstawiam trzy z nich od których możesz rozpocząć zwiększanie pewności siebie.

Swobodę i pewność siebie

Za dużą porcję niepotrzebnego stresu odpowiada niewłaściwe przygotowanie do prezentacji. Nie wystarczy skomponować slajdy i ułożyć je w jakiś ciąg logiczny. By zwiększyć swobodę podczas wystąpienia warto dobrze przemyśleć i przygotować prezentację: zdefiniować cel jaki chcesz osiągnąć w jej wyniku, stworzyć ciekawy pomysł na prezentację, przemyśleć jej strukturę, treść i formę. Dla przykładu od tego czy dobrze zdefiniujesz cel prezentacji zależy stopień swobody podczas wystąpienia. Im bardziej cel ma ogólny charakter i im bardziej jest on informacyjny tym gorzej dla Ciebie i Twojej swobody. I odwrotnie im bardziej precyzyjny, dotyczący emocji i zachowań odbiorców przyjmiesz cel prezentacji tym łatwiej przygotować adekwatny zakres prezentowanych informacji. Łatwiej także wymyślić pomysł na prezentację, wyartykułować podstawowy przekaz, który ma dotrzeć do odbiorcy a także wybrać strukturę, zakres przekazywanych informacji i w końcu dobrać formę prezentacji. To przygotowanie daje poczucie pewności siebie zanim spotkasz się oko w oko z odbiorcą. Jednak, co szczególnie istotne, takie przygotowanie umożliwia bycie elastycznym już w trakcie prowadzenia spotkania. Jenak nawet najlepiej przygotowana prezentacja nie uchroni przed rzeczywistością emocji jakie budzą się w nas kiedy wychodzimy przed grupę.

Zadbaj o swoje ciało tuż przed i podczas wystąpienia

Szczególnego znaczenia mają tu oddech, głos i postawa ciała. Efekt nawet najlepiej przemyślanej i perfekcyjnie przygotowanej prezentacji może być zniesiony w pierwszych sekundach wystąpienia. Nawet paraliżujący i intensywnie odczuwany, przy rozpoczynaniu wystąpienia, brak pewności siebie jest w większości przypadków do pokonania. W zasadzie bardziej do uniknięcia niż do pokonania. Swobodę wystąpienia przynieść Ci może wyregulowanie oddechu i głosu oraz dające poczucie stabilności ustawienie stóp, nóg, dłoni, pleców i głowy. Swobodnego oddechu w sytuacji stresującej trzeba się uczyć, bo naturalne i nawykowe jest spłycenie i przyspieszenie oddechu. Nie pomaga to w budowaniu pewności siebie. Co najwyżej w ucieczce sprzed wzroku publiczności. Jeśli jednak chcemy pozostać i prowadzić prezentację warto popracować nad tym by świadomie tuż przed wystąpieniem pogłębić oddech i spowolnić jego rytm. Pomagają w tym specjalne ćwiczenia ale kluczowy jest trening, czyli powtarzanie swobodnego oddechu w sytuacji stresującej. Podobnie rzecz ma się z głosem. Swobodę daje pewny siebie, mocny głos. Kiedy w zamian sam słyszysz swój cichy, wysoki, a może i chrobotliwy głos wówczas, Twoja swoboda pryska w mgnieniu oka. Tymczasem Twój głos może potwierdzać Twoją pewność siebie w uszach odbiorców, ale i zwrotnie dawać Tobie siłę. Warto więc, jeśli nie czujesz mocy swojego głosu, popracować nad tym, by zamiast podcinać dodawał Ci skrzydeł.

Trzeci wspomniany element to postawa ciała. Poziom swobody wystąpienia zależy wprost od tego jak stabilną pozycję przyjmujesz rozpoczynając wystąpienie. Jeśli Twoje stopy nie czują oparcia w podłożu, jeśli Twoje kolana są sztywne, jeśli ciężar ciała dominuje na jednej z nóg wówczas trudno o swobodę. Tymczasem przeważająca część prezenterów nawykowo i nieświadomie redukuje sobie komfort stania. Jeśli należysz do tej grupy to część energii Twój mózg zużyje na utrzymanie dynamicznej równowagi. Potrafi to zrobić, ma przecież móżdżek ale nie zmienia to faktu, że część Twojej uwagi będzie zaangażowana niepotrzebnie w proces, którego da się uniknąć. Optymalna postawa ciała daje swobodę koncentracji na tym co będziesz mówić, co pokazywać i co najważniejsze do kogo. Swoboda w ciele umożliwia bowiem pełniejszą koncentrację na odbiorcach prezentacji. A na wpływie na nich Ci najbardziej zależy. Prawda? Jenak na tym nie koniec pracy nad uzyskiwaniem swobody. Zakładając, że uda Ci się osiągnąć swobodę w ciele zagrożenie może i często przychodzi z wnętrza ... Twojej głowy.

Wyciszenie dialogów wewnętrznych

Dialogi wewnętrzne to najbardziej niedoceniani i cisi dywersanci swobody prezentacyjnej. To właśnie od tego czy i jaki dialog będzie się toczyć w Twojej głowie zależy czy zyskasz swobodę w prowadzeniu czy wręcz odwrotnie – sztywność. O czym ze sobą rozmawia niepewny siebie prezenter? O swoich obawach i oczekiwaniach. Z jednej strony pragniesz z pewnością osiągnąć swój cel, chcesz dobrze wypaść, zachować „twarz” lub wzmocnić swój wizerunek. Chcesz także dobrze rozpocząć oraz dobrnąć do końca prezentacji. Oczekiwań z pewnością jest więcej, ale każde z nich jest konfrontowane z obawami. Czego w szczególności się obawiasz? Przede wszystkim nieosiągnięcia celu prezentacji, tego, że źle lub niewystarczająco perfekcyjnie wypadniesz, tego, że nie każdego przekonasz do tego do czego chcesz przekonać. Obawiać się możesz także tego, co może się stać kiedy zapomnisz co chciałeś powiedzieć i wielu, wielu innych rzeczy. Każda z tych obaw i każde z oczekiwań, jeśli zaprząta Twoją uwagę w trakcie wystąpienia, to tym samym zmniejsza Twoją elastyczność i gotowość do natychmiastowego reagowania na komunikaty od Twoich odbiorców. A te płyną i zmieniają się wciąż. W efekcie obecności nasilonych dialogów wewnętrznych stajesz się mniej swobodny a możesz stać się nawet sztywny i niewrażliwy na oczekiwania i sygnały od odbiorców. By zyskać tak pożądaną swobodę trzeba uporządkowania gonitwy myśli. W istocie trzeba ich wyciszenia. Wszystko po to by zrobić przestrzeń dla komunikatów od odbiorców prezentacji, by uczynić się wrażliwym na to, co nieraz jedynie w komunikatach niewerbalnych, mówią do Ciebie uczestnicy spotkania. Na etapie prowadzenia to oni powinni być w centrum Twojej uwagi. Nie Ty i nie Twoje myśli (obawy i oczekiwania), nawet nie Twój cel. Na to wszystko był czas podczas przygotowań do prezentacji. Teraz jesteś wyłącznie dla nich. Dobra wiadomość brzmi tak: jeśli podczas spotkania nauczysz się koncentrować na odbiorcach wówczas z pola Twoje uwagi znikną obawy i oczekiwania. Nie będzie dla nich przestrzeni. Zyskasz dzięki temu pożądaną swobodę prowadzenia prezentacji. Czy nie na tym Ci zależy?

A gdy już opanujesz te trzy podstawowe zasady zapraszamy do sklepu Wojan. Zajmujemy się kompleksowym zaopatrzeniem biur. W swojej ofercie mamy artykuły biurowe przydatne w czasie prezentacji jak tablice, wskaźniki czy projektory.

Usprawnienie pracy biura

Bądźmy szczerzy wobec siebie, dobra organizacja pracy w biurze znacząco wpływa na zarządzanie czasem, ale z naszą organizacją często jest kiepsko. Zorganizowane osoby potrafią go efektywniej wykorzystać i pod koniec dnia wiedzą, że plan jaki miały do wykonania, został zrealizowany. W przeciwnym razie biuro staje się terenem walki, w której najmniejszy błąd może nas jak i firmę sporo kosztować. Nie dość, że prowadzone działania nie przynoszą efektów, to jeszcze wysiłek i energia jakie w nie wkładamy, kosztuje nas sporo nerwów i wpływa na pracę innych.

Plan zadań

Chcąc uniknąć pracy w bałaganie, szukania dokumentów, które gdzieś się zawieruszyły i robieniu kilku rzeczy jednocześnie, warto wprowadzić kilka zasad i konsekwentnie się ich trzymać. Na początek dobrze jest ułożyć plan – krótki, zawierający takie informacje jak: spis zadań, orientacyjny czas potrzebny do ich wykonania (i jego rezerwy na nieprzewidziane okoliczności) oraz listę priorytetów.

Warto zaglądać do niego nawet kilka razy w ciągu dnia, albo przed wyjściem z biura zrobić podsumowanie i ustalić, co udało nam się z niego dokonać. Pomocą służyć może też kalendarz lub – idąc z duchem czasu – systemy CRM, które łączą cechy terminarza, książki telefonicznej i opcji „przypominania” np. o planowanych spotkaniach, telefonach do wykonania etc. Mając porządek w głowie, przyda się też mieć go na biurku. Są osoby, które w twórczym nieładzie potrafią się świetnie odnaleźć i dopiero, gdy mają porządek niczego nie mogą znaleźć na czas. Biurko to jednak nie tylko mebel ale i wizytówka osoby, która przy nim pracuje. Nadmiar przedmiotów, papierów może ponadto dekoncentrować. Im więcej wolnej przestrzeni, tym lepiej.

Dokumenty, te najbardziej potrzebne, najlepiej przechowywać w segregatorach lub szufladach, które są pod ręką. Wszystkie inne warto schować do specjalnie do tego przeznaczonej szafki. Stąd akcesoria biurowe do archiwizacji dokumentów pełnią tak ważną rolę.

Jeżeli większość twojego czasu pracy wypełniają spotkania z ludźmi, zawsze bierz pod uwagę, że mogą one trwać dłużej niż było to zaplanowane. Zapisuj je w kalendarzu – w ten sposób o żadnym nie zapomnisz i będziesz do nich profesjonalnie przygotowany.

Ostrożnie korzystaj z Internetu. Szybki dostęp do niego z jednej strony ułatwia dziś pracę, z drugiej – wodzi na pokuszenie. Jeśli masz w zwyczaju sprawdzanie co dziesięć minut prywatnej poczty czy przeglądanie profili znajomych na Facebooku, prawdopodobnie poświęcasz każdemu zadaniu więcej czasu niż tego wymagają. Internet wciąga, zapominasz więc o bożym świecie i nie nadążasz z obowiązkami.

Efektywna komunikacja

Efektywnej pracy sprzyja też dobra komunikacja między pracownikami różnego szczebla. Osoba, która wie, co należy do jej obowiązków, jak ma je wykonywać i jakich narzędzi użyć, będzie działała szybko i sprawnie. Pozwoli to zaoszczędzić czas na niepotrzebne tłumaczenia i rozwiązywanie problemów, wynikających z niewiedzy.

Odkładanie tego, co ma się zrobić dziś na jutro powoduje, że nagle pod koniec tygodnia do załatwienia jest tyle spraw, że nie wiadomo od której zacząć. I zamiast myśleć o weekendzie, dopada nas stres, że nie zdążymy wszystkiego zrobić na czas. Działając w pośpiechu ryzykujemy też gorszą jakość naszej pracy i błędy. Choć systematyczność dla wielu nie jest mocną stroną, warto się dyscyplinować i przestrzegać terminów wykonania zadań.